Sencillo y eficiente... ¡Facilitamos tu vida!

Debido a que trabajamos con muchas empresas y muy pocas son iguales, estamos acostumbrados a ver muchas formas diferentes en que las empresas pagan a sus empleados. A pesar de las diversas diferencias en los negocios, todos tienen que hacer una cosa de la misma manera... tienen que enviar la información de pago a alguien para procesar la nómina. Tenemos cinco opciones de confianza para que envíes tu nómina:

Utilizando nuestro software de nómina. (A muchas empresas les gusta la comodidad de usar los portales que ofrece nuestro software. Simplemente te conectas al portal, ingresas tu información, lo confirmas ¡y listo! Puedes hacerlo en cualquier momento del día, cualquier día de la semana.)
Ingresando tus horas en una Power-Grid (hoja de cálculo de Excel) que te enviamos por correo electrónico. Ingresas las horas de tus empleados, guardas el archivo y nos lo envías por correo electrónico. (Algunas empresas prefieren utilizar nuestras Power-Grids basadas en Excel. Las configuramos para ti y las actualizamos cada semana, por lo que siempre están al día. Te enviamos una nueva Power-Grid cada semana, la completas, nos la devuelves ¡y listo!)
Enviar tus horas por correo electrónico en un correo regular. (A veces, el simple correo electrónico funciona mejor. Por lo general, requiere mucho tiempo de escritura por tu parte, por lo que esta opción suele ser mejor para empresas con menos de 5 empleados.)
Llamar con tus horas. (También puedes llamarnos con la información de pago de tus empleados... preferimos no utilizar este método a menudo, ya que es propenso a errores y malentendidos, pero funciona en caso de apuro. )
Enviar tus horas por fax. (¡Todavía aceptamos faxes! Para aquellos que encuentran esta opción más fácil... sí, todavía funciona. Nuestro sistema de recepción de faxes envía tu nómina a todos los empleados en el departamento de procesamiento. Antiguo y confiable, este sistema todavía funciona bien.)

Cualquiera que sea el método que funcione mejor para ti, una vez que recibimos tu información, nuestro equipo la procesará en un plazo de 24 horas. Cuando terminamos de procesar tu información, te enviamos el resultado: cheques y reportes en papel, recibos de depósito directo e informes electrónicos, o cualquier configuración personalizada que hayas solicitado. Las exportaciones a Quickbooks (si optaste por recibirlas) también se realizan en ese momento. También reservamos tus pagos de impuestos y seguimos de cerca cuándo deben pagarse. Luego los enviamos al IRS, al estado o a las jurisdicciones fiscales locales cuando corresponda... y lo que es más importante, hacemos un seguimiento y verificamos que los pagos se reciban. Presentamos todas las declaraciones informativas con el IRS, los estados y las jurisdicciones locales cuando corresponde. Copias de todos los informes, declaraciones informativas, W2, etc., se almacenan en el portal de cada empleador durante todo el tiempo que seas nuestro cliente. Si deseas ofrecer beneficios de jubilación, seguros de salud o planes de discapacidad a tus empleados, no lo hacemos aquí, pero contamos con una red de empresas con las que trabajamos y podemos referirte a ellas, o podemos utilizar la tuya si ya tienes un plan establecido.

Realmente estamos aquí para ayudar, y contamos con los recursos y conexiones para poder hacerlo.

Algunos puntos para mencionar...

A veces hay cosas extrañas que deben incorporarse a la nómina. Por ejemplo, si tienes compensación por enfermedad de terceros, donde un tipo de plan de seguros paga los salarios de tus empleados cuando están fuera por un período prolongado. Otro ejemplo son las primas de seguro de salud para empleados altamente remunerados, o adiciones por el uso personal de vehículos comerciales, etc. Por lo general, comenzamos a solicitar esa información a finales de noviembre o principios de diciembre. Es importante responder si tienes alguno de estos planes, ya que deben incluirse en los W2 de tus empleados, que generalmente se finalizan antes del 31 de diciembre. Hacer correcciones después del final del año lleva mucho tiempo y generalmente requiere cargos adicionales por el tiempo que tenemos que invertir.

Una cosa que debes tener en cuenta es que, debido a los complejos sistemas bancarios, los pagos mediante depósito directo deben procesarse 3 días antes de la fecha en que tus empleados deben recibir sus fondos. Cuando configuramos inicialmente tu nómina, seleccionamos cuidadosamente las fechas de presentación para darte tiempo de cerrar tu período de pago, resumir la información salarial de tus empleados y luego enviárnosla. Cerrar tu período de pago demasiado cerca de la fecha de finalización solo te pone presión y causa estrés que no es necesario. A menudo sugerimos que cierres tu período de pago al menos 2 días antes de la fecha de presentación, más si tu nómina es compleja y te lleva un tiempo resumirla. Por lo general, trabajaremos contigo para desarrollar sistemas que faciliten esa parte para ti. No solo tenemos sistemas de control de tiempo que podemos ofrecerte para ayudarte a realizar un seguimiento del tiempo de los empleados, sino que también tenemos alianzas con firmas de contabilidad que pueden ayudarte a desarrollar mejores prácticas con respecto a tu nómina.

En el caso de que tu nómina se envíe demasiado cerca de la fecha real de pago, nuestro personal trabajará contigo para tratar de asegurarse de que eso no se convierta en una práctica común. Cuando configuramos tu nómina inicial, te encajamos en nuestra semana de trabajo en un lugar específico que nos da suficiente tiempo para completar tu trabajo y mantenerte conforme. Cuando no nos das suficiente tiempo, afecta mucho más que solo tu nómina, probablemente afecta nuestra programación con otros clientes. En casos en los que ocurre repetidamente, te cobraremos una tarifa o discutiremos el problema contigo para ver si es necesario modificar tu período de pago o si se puede encontrar otra solución.